6 preguntas para saber cómo diseñar una oficina
- ¿Cuál es la cultura e identidad de la empresa?
Antes de comenzar a realizar ninguna obra ni de tomar cualquier tipo de decisión, resulta fundamental definir la identidad de la compañía. ¿Cuáles son los valores que definen a la empres? ¿Cómo quiere ser reconocida? ¿Qué colores la identifican?
El diseño y los espacios de trabajo deben reflejar la identidad de la empresa. - ¿Qué estructura tiene la organización?
La misión y el sector de la empresa es la que van a determinar, en buena parte, el diseño. Sin embargo, también depende de cada caso particular. Por tanto, hay que analizarla a fondo. ¿Son varios los gerentes? ¿Realizan muchas reuniones en la oficina? - ¿Crecerá tu empresa?
Puede ser una pregunta muy general, pero puede ayudarte a medio y largo plazo. No es lo mismo diseñar una oficina para 100 trabajadores que 150. Además, los futuros empleados, ¿a que departamento pertenecerán? ¿Serán diseñadores, contables o directores? ¿Cómo será su forma de trabajar? ¿Lo podrán hacer desde casa? ¿Trabajarán la mayor parte del tiempo con el cliente?
Es fundamental tener en mente cuáles son las perspectivas de crecimiento, porque si no lo hacemos puede costarnos muy caro. - ¿Vais a trabajar en equipo?
Los centros coworking han favorecido que los empleados se reúnan de forma más frecuente, por eso las oficinas hoy en día se diseñan con numerosos espacios para reuniones. Sin embargo, puede darse el caso de que en tu empresa casi no se necesiten hacer reuniones o quizás menos salas de reunión. Por ejemplo, en empresas de telemarketing. En otros pueden ser fundamentales las zonas de reuniones, por ejemplo, en las agencias de marketing. - ¿Tienes visitas?
Lo mismo sucede con las visitas de clientes, proveedores y colaboradores. Dependiendo del tipo de empresa, diseñarás de una forma u otra la oficina. Si van a acudir muchas visitas, es probable que necesites equipar una sala de espera y/o recepción, e incluso salas de reuniones de diferente tamaño.
- ¿Cuáles son las necesidades de los empleados?
Es uno de los factores que muchas empresas olvidan. La inclusión de trabajadores o visitantes discapacitados es más que necesaria e incluso obligatoria en muchos casos.
Otros factores importantes a tener en cuenta son las circunstancias de los empleados. Por ejemplo, ¿cómo se desplazan a diario?¿cómo les gusta trabajar?
Hay que tener en cuenta qué medio de transporte utilizan. No es lo mismo hacer un garaje que habilitar una pequeña área para dejar las bicicletas de los miembros.
Además, ¿les gusta trabajar desde casa o en una oficina con mucha luz? ¿Reclaman espacios de soft seating y de descanso? ¿Se encuentra la oficina lejos del centro de la ciudad? ¿Comen los empleados de forma frecuente en la oficina? ¿Deberías quizás rediseñar tu workcafé?
Todos estos (y muchos más) factores debemos tenerlos en cuenta a la hora de diseñar los espacios de trabajo, ya que es fundamental que se adapten a las necesidades del empleado y así permitir que sean más productivos.
Estos son, bajo nuestro punto de vista, las cuestiones previas que cualquier empresa debe valorar antes de comenzar a ejecutar ningún equipamiento de mobiliario.
¿Te habías planteado alguna vez que debías dar estos pasos antes?
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